Metodologia
Atualmente a gestão de documentos baseia-se na Teoria das Três Idades, princípio pelo qual os documentos passam por fases estabelecidas de acordo com a sua vigência administrativa e frequência de consulta:
Utilizamos assim um modelo de organização de arquivos, em que o documento é controlado desde o momento da sua criação até seu destino final (eliminação ou guarda permanente).
“A informação deve estar disponível no lugar certo, na hora certa, para as pessoas certas e com o menor custo possível.“
Partindo desse princípio, desenvolvemos e seguimos os seguintes passos:
IDENTIFICAÇÃO
Definição e identificação dos tipos de documentos e departamentos envolvidos.
PRODUÇÃO
Definição do ciclo de vida e fluxo do documento.
AVALIAÇÃO
Estabelecimento de valores para os documentos para determinar os prazos de guarda e destino final dos mesmos.
Determinamos prazos de transferência, recolhimento, guarda e/ou eliminação de documentos, utilizando a TTD (Tabela de Temporalidade).
Concluímos o processo com um manual que contem toda a informação documental da empresa, assim como as formas de armazenamento e índices de consulta.
Clique nos respectivos itens abaixo para visualizar.
1.1 Pagamento de Atributos
Documento
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1.1.1 Imposto de Renda de Pessoa Física(IRPF) e seu respectivo DARF
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1.1.2 Imposto Predial e Territorial Urbano(IPTU) e seu respectivo DARM
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1.1.3 Imposto sobre Propriedade de Veículos Automotores
(IPVA)
Prazo de Guarda
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5 anos, contados a partir do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado
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5 anos, contados a partir do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado
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5 anos, contados a partir do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado
Observações
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Os comprovantes devem ser mantidos durante os 5 anos subseqüentes ao da respectiva declaração,
ou seja, 6 anos (Código Tributário Nacional, Lei 5.172/66, art. 173, I). O mesmo prazo aplica-se
aos comprovantes utilizados na declaração do imposto de Renda
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Os comprovantes devem ser mantidos durante os 5 anos subseqüentes ao da respectiva
cobrança(Código Tributário Nacional, Lei 5.172/66, art. 173, I). Depois deste prazo,
a dívida prescreve e a Prefeitura não pode mais cobrá-la, porém, para efeito de comprovação de
propriedade, é necessário manter o comprovante por 10 anos
-
Os comprovantes devem ser mantidos durante os 5 anos subseqüentes ao da respectiva
cobrança(Código Tributário Nacional, Lei 5.172/66, art. 173, I). Na transferência de veículo,
o comprador deve solicitar os últimos quatro anos, para evitar fraudes, uma vez que o vendedor
pode apresentar o último pagamento, sem que os anteriores estejam pagos.
1.2 Pagamento de Contas de Consumo
Documento
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1.2.1 Comprovante de pagamento de conta deágua, luz, telefone(inclusive o celular)
Observações
-
Por sua natureza de relação de consumo, o prazo é definido pelo Código de
Defesa do Consumidor,Lei. 8.078/90, art. 26, II. Em caso de necessidade de
questionamento de valores de tributos, seguir o Código Tributário Nacional,
Lei 5.172/66, art. 173, I). Manter as contas também serve como garantia de
manutenção dos serviços. Caso o fornecedor alegue que uma conta antiga não
tenha sido paga e o consumidor não disponha mais de comprovante, poderá pedir
para que o fornecedor prove que a conta não foi paga. A comprovação também pode
ser feita por extrato bancário, em caso de débito automático.
1.3 Pagamento de Aluguel e Condomínio
Documento
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1.3.1 Recibo de pagamento de aluguel
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1.3.2 Recibo de pagamento decondomínio
Observações
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Ver Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 3º, I.
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Ver Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5º, I. É possível
solicitar à administradora do condomínio, periodicamente, uma declaração de que
não existem débitos pendentes. Assim, é mantido apenas um documento arquivado
1.4 Compra (Imóveis, Bens Duráveis e Não-Duráveis)
Documento
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1.4.1 Recibo dos pagamentos das parcelas de imóvel
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1.4.2 Nota fiscal decompra de bem durável
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1.4.3 Nota fiscal deprodutos e serviços não-duráveis
Prazo de Guarda
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Até que seja feito o registro da escritura no Cartório de Registros de Imóveis
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Prazo de garantia
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30 dias
Observações
-
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Ainda que o prazo de garantia dado pelo fabricante tenha se esgotado,
alguns defeitos que não ocorrem pelo desgaste natural do bem podem surgir
após a garantia, o chamado "vício oculto". Exemplo disso é o "recall" de automóveis.
VerCódigo de Defesa do Consumidor, Lei 8.078/90, art. 26, § 3°
-
Os alimentos são exemplo desta categoria, e a nota deve ser preservada
pelo prazo da garantia legal de 30 dias (Código de Defesa do Consumidor, Lei 8.078/90, art. 26, I).
1.5 Serviços Bancários e Financeiros
Documento
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1.5.1 Comprovante de depósito bancário
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1.5.2 Extrato bancário
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1.5.3 Fatura de cartão de crédito
Prazo de Guarda
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Não especificado
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5 anos
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3 anos, se houver parcelamento, com relação à discussão dos juros aplicados.
Prazo de Precaução
- 5 anos, com relação a eventuais cobranças
Observações
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Deve-se guardar até comprovação do crédito em conta
-
Para comprovação de pagamentos diversos (cf. CC, CTN); de salários,
na falta de holerite (cf. CLT); de movimentação financeira (fisco, por exemplo)
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Para faturas de cartão de crédito não há determinação legal. A Associação Nacional dos
Usuários de Cartão de Crédito recomenda que elas sejam mantidas pelo mínimo de um ano,
por cautela, para que o consumidor se previna contra eventuais lançamentos indevidos e/ou
cobrança em duplicidade por parte das administradoras de cartões de crédito. É importante
ressaltar que a pretensão de cobrança de dívidas líquidas constantes de instrumento público ou
particular (que seria o caso dos cartões, pois o consumidor assina um contrato) prescreve em 5
anos(Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206)
1.6 Contas e Recibos Gerais
Documento
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1.6.1 Carnê e/ou comprovante de pagamento de consórcio
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1.6.2 Comprovante de pagamento demensalidades escolares
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1.6.3 Comprovante de pagamento de convênio médico
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1.6.4 Comprovante de pagamento de TV por assinatura
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1.6.5 Comprovante de pagamento de honorários de profissionais liberais
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1.6.6 Comprovante dehospedagem
Prazo de Guarda
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Até a entrega da carta de liberação da alienação fiduciária
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5 anos
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5 anos
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5 anos
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5 anos após a conclusão dos serviços, ou após cessação do contrato ou mandato.
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1 ano
Prazo de Precaução
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Guardar de preferência até o término do curso, após receber o certificado ou diploma
Observações
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Obedece ao prazo previsto no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5º, I.
Quando utilizado para efeito de abatimento em Imposto de Renda , deverá ser arquivado por 6 anos,
juntamente com a Declaração
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Obedece ao prazo previsto no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5º, I.
Quando utilizado para efeito de abatimento em Imposto de Renda , deverá ser arquivado por 6 anos,
juntamente com a Declaração
-
Obedece ao prazo previsto no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5º, I
-
Obedece ao prazo previsto no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5º, II
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Cobranças referentes à hospedagem e alimentação em hotéis obedecem ao prazo previsto
no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, §1º, I
Documento
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2.1 Cartão do Programa de Integração Social (PIS)
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2.2 Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS)
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2.3 Extrato da conta vinculada do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço(FGTS)
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2.4 Holerite/recibo depagamento de salário
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2.5 Guia de recolhimento previdenciário comoautônomo
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2.6 Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho(TRCT)
Prazo de Guarda
- Permanente
- Permanente
- 2 meses
- Aposentadoria
- Aposentadoria
- Aposentadoria
Observações
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O trabalhador pode conferir a regularidade dos depósitos em sua conta vinculada
através de extrato enviado à sua casa de 2 em 2 meses. Se não estiver recebendo
o extrato, o trabalhador deverá informar seu endereço completo em uma agência da CAIXA ou
pela Internet, no site
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Guardar até a autorização de concessão do benefício, para fazer prova de tempo de serviço e de contribuição
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Guardar até a autorização de concessão do benefício, para fazer prova do tempo de serviço e de contribuição
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Guardar até a autorização de concessão do benefício, para fazer prova do tempo de serviço e contribuição
Documento
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3.1 Escritura de imóvel
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3.2 Certificado de Registro e Licenciamento Anual(CRLV)
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3.3 Apólice de seguro (de vida, de residência, de saúde, de veículo etc.)
Prazo de Guarda
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Permanente
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1 ano
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1 ano, após o final da vigência
Observações
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Comprova o direito de propriedade do bem. Em caso de venda, deve ser transferido ao novo proprietário
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Documento de porte obrigatório para o condutor do veículo, sob pena de multa
e apreensão deste(Código de Trânsito Brasileiro, Lei. 9.503/97, art. 230, V).
Pode ser substituído por uma cópia autenticada pela repartição de trânsito competente
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O prazo é contado a partir da data de citação pelo terceiro prejudicado ou
da indenização feita a este, no caso de responsabilidade civil, ou do fato gerador
da pretensão, nos demais casos. VerCódigo Civil, Lei. 10.406/02, art. 206, § 1º, II
Documento
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4.1 Permanente
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4.2 Comprovante de votação
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4.3 Certidão de nascimento
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4.4 Certidão de casamento
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4.5 Certidão de óbito
Prazo de Guarda
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Manter os comprovantesdos dois últimos sufrágios(inclusive dos turnos, se houver)
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Permanente
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Permanente
-
Permanente
Prazo de Precaução
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Se o titular deixar de votar ou justificar por três votações consecutivas,
o título será cancelado. Cada turno é considerado uma votação
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Observações
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Em caso de perda dos comprovantes, é possível solicitar a qualquer Cartório Eleitoral
uma Certidão de Quitação Eleitoral, que será emitida na hora, devido ao acesso direto
ao Cadastro Geral de Eleitores. Para os eleitores inscritos no Estado de São Paulo, a
requisição pode ser feita através da internet, no site
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Possui validade até a certidão de casamento
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Possui validade até a certidão de óbito
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